Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với các phần mềm khác nhau. Để giúp bạn dễ dàng lựa chọn, chúng ta sẽ cùng so sánh các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và phần mềm của họ, cũng như cách chọn loại phù hợp nhất với bạn.
So sánh các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Tại Việt Nam, có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng thực và cho phép hoạt động. Một số đơn vị uy tín và phổ biến nhất bao gồm:
- Viettel (S-Invoice): Là một trong những nhà mạng lớn, Viettel cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử S-Invoice với ưu điểm về hạ tầng công nghệ mạnh mẽ, tính bảo mật cao và khả năng phát hành số lượng hóa đơn lớn. Phần mềm S-Invoice dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác.
- VNPT (VNPT Invoice): Cũng là một nhà mạng lớn, VNPT cung cấp VNPT Invoice với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tích hợp tốt với các dịch vụ khác của VNPT. VNPT Invoice đã có kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử từ sớm.
- MISA (MISA meInvoice): Là công ty hàng đầu về phần mềm kế toán, MISA cung cấp MISA meInvoice với ưu điểm nổi bật là khả năng tích hợp sâu rộng với các phần mềm kế toán MISA, giúp tự động hóa nhiều quy trình. Giao diện của MISA meInvoice cũng được đánh giá là đơn giản và dễ thao tác.
- FPT IS (FPT.eInvoice): FPT IS là đơn vị có kinh nghiệm triển khai các hệ thống CNTT lớn, cung cấp FPT.eInvoice với khả năng tạo và phát hành hóa đơn tự động, quản lý và tra cứu hóa đơn hiệu quả. FPT.eInvoice có các tùy chọn triển khai linh hoạt (onCloud và onPrem).
- SoftDreams (EasyInvoice): EasyInvoice được đánh giá cao về khả năng đáp ứng các nghiệp vụ hóa đơn đa dạng, giao diện tối ưu và dễ sử dụng. EasyInvoice cũng có khả năng tích hợp với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Thái Sơn (E-Invoice): E-Invoice là phần mềm tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn và cho phép sử dụng trên thiết bị di động.
- Bkav (Bkav eHoadon): Bkav eHoadon được đánh giá là dễ sử dụng với nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng các tình huống phát hành hóa đơn như hóa đơn giấy và tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.
- CyberLotus (CyberBill): CyberBill là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Lưu ý: Danh sách các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chứng thực có thể thay đổi theo thời gian. Bạn có thể tham khảo danh sách cập nhật trên website của Tổng cục Thuế.
Cách lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với bạn
Để chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn tại Long An (hoặc bất kỳ đâu tại Việt Nam), hãy cân nhắc các yếu tố sau:
1. Quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: Ưu tiên các gói dịch vụ có chi phí thấp, thủ tục đơn giản, dễ sử dụng. Các phần mềm như EasyInvoice, 70mai có các gói phù hợp với số lượng hóa đơn ít.
- Doanh nghiệp vừa và lớn: Cần phần mềm có khả năng xử lý số lượng hóa đơn lớn, tích hợp với các hệ thống quản lý hiện có (kế toán, ERP, bán hàng), tính năng quản lý và báo cáo đa dạng, bảo mật cao. Các nhà cung cấp lớn như Viettel, VNPT, MISA, FPT IS thường có các giải pháp cho doanh nghiệp quy mô lớn.
- Lĩnh vực hoạt động: Một số ngành nghề có đặc thù hóa đơn riêng (ví dụ: bán lẻ, nhà hàng, vận tải). Hãy chọn phần mềm có khả năng tùy chỉnh mẫu hóa đơn và quy trình phù hợp với ngành của bạn.
2. Nhu cầu về tính năng:
- Các tính năng cơ bản: Lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. Tất cả các phần mềm được chứng thực đều đáp ứng điều này.
- Các tính năng nâng cao:
- Tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị doanh nghiệp (ERP).
- Khả năng tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
- Quản lý hóa đơn đầu vào.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Tra cứu hóa đơn trên website hoặc ứng dụng di động.
- Gửi hóa đơn qua email, SMS, Zalo.
- Chữ ký số tích hợp hoặc từ xa (remote signature).
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
3. Chi phí:
- Các nhà cung cấp có các gói dịch vụ với số lượng hóa đơn và tính năng khác nhau. Hãy so sánh giá của các gói phù hợp với nhu cầu sử dụng hàng tháng/quý/năm của doanh nghiệp bạn. Lưu ý các chi phí phát sinh khác (nếu có) như phí khởi tạo, phí duy trì, phí tích hợp.
4. Hạ tầng và công nghệ:
- Ưu tiên các nhà cung cấp có hạ tầng ổn định, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, tránh gián đoạn trong quá trình phát hành hóa đơn.
- Công nghệ bảo mật dữ liệu là rất quan trọng.
5. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng:
- Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố kịp thời. Dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, email, chat, hoặc trực tiếp tại địa phương (nếu có) là những yếu tố cần cân nhắc.
6. Kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp:
- Lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực hóa đơn điện tử và được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
Các bước lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:
- Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp: Số lượng hóa đơn dự kiến phát hành, các tính năng cần thiết, ngân sách.
- Nghiên cứu và tìm hiểu các nhà cung cấp uy tín: Tham khảo danh sách của Tổng cục Thuế, tìm kiếm thông tin trên mạng, hỏi ý kiến từ các doanh nghiệp khác.
- Yêu cầu tư vấn và dùng thử (nếu có): Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp shortlisted để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp của họ và yêu cầu dùng thử phần mềm để trải nghiệm.
- So sánh các yếu tố (tính năng, chi phí, hỗ trợ,…) giữa các nhà cung cấp tiềm năng.
- Đưa ra quyết định và tiến hành ký hợp đồng triển khai.
Hy vọng những thông tin chi tiết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình tại Việt Nam! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi cụ thể nào về một nhà cung cấp hoặc tính năng nào đó, đừng ngần ngại hỏi nhé.
Liên hệ Hola Group để được tư vấn: 0973157932