Hợp đồng điện tử đang ngày càng phổ biến tại Việt Nam nhờ sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và đảm bảo giá trị pháp lý. Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp là rất quan trọng. Dưới đây là so sánh các đơn vị phổ biến và cách chọn lựa cho bạn:
So sánh các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tại Việt Nam
Tại Việt Nam, các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử cần được Bộ Công Thương cấp phép. Một số nhà cung cấp uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin dùng bao gồm:
- VNPT eContract: Được phát triển bởi Tập đoàn VNPT, có ưu điểm về hạ tầng mạng lưới rộng khắp, tính bảo mật cao và tích hợp tốt với các dịch vụ viễn thông khác của VNPT. Phù hợp với các doanh nghiệp đã và đang sử dụng dịch vụ của VNPT.
- Viettel (Viettel S-Contract): Thuộc Tập đoàn Viettel, mạnh về hạ tầng, bảo mật và có nhiều gói dịch vụ linh hoạt. Thường có các ưu đãi khi sử dụng kèm các dịch vụ khác của Viettel như chữ ký số, hóa đơn điện tử.
- FPT IS (FPT.eContract): Được phát triển bởi FPT IS, đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp công nghệ thông tin cho doanh nghiệp. FPT.eContract có tính năng đa dạng, khả năng tích hợp với nhiều hệ thống quản lý và có các tùy chọn triển khai theo quy mô doanh nghiệp.
- MISA (MISA AMIS WeSign): Là sản phẩm của MISA, công ty hàng đầu về phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. MISA AMIS WeSign tích hợp sâu với hệ sinh thái phần mềm MISA AMIS, giúp tự động hóa quy trình ký kết liên quan đến các nghiệp vụ kế toán, nhân sự.
- EFY Việt Nam (EFY-eCONTRACT): Cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử với khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm khác, hỗ trợ ký kết đa dạng các loại hợp đồng và có các tùy chọn ký số khác nhau.
- Bkav (Bkav eContract): Bkav cũng cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử, được đánh giá cao về tính bảo mật và dễ sử dụng.
- Nhiều đơn vị khác: Ngoài các tên tuổi lớn, còn có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử khác như Zozo, Onsign, C-Contract, MegaDoc, v.v., với những đặc điểm và gói dịch vụ riêng.
Lưu ý: Khi lựa chọn đơn vị cung cấp, hãy kiểm tra xem họ có nằm trong danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký hoạt động tại Việt Nam được Bộ Công Thương công bố hay không để đảm bảo tính pháp lý.
Cách lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp với bạn
Để chọn được phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp nhất với nhu cầu của bạn tại Long An, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
1. Quy mô và loại hình doanh nghiệp/cá nhân sử dụng:
- Cá nhân hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ: Cần các gói dịch vụ giá rẻ, tính năng cơ bản đủ để ký kết các hợp đồng thông thường. Một số đơn vị có gói khởi điểm với số lượng hợp đồng ít.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Cần phần mềm có khả năng quản lý số lượng hợp đồng trung bình, tích hợp với phần mềm kế toán hoặc bán hàng đơn giản, quy trình ký kết linh hoạt.
- Doanh nghiệp lớn: Cần giải pháp toàn diện, khả năng xử lý số lượng hợp đồng lớn, tích hợp sâu với hệ thống ERP và các phần mềm quản lý phức tạp khác, tính năng phân quyền chi tiết, báo cáo đa dạng và bảo mật cao.
2. Nhu cầu về tính năng:
- Ký kết đa dạng loại hợp đồng: Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng với đối tác, khách hàng, v.v.
- Hỗ trợ nhiều phương thức ký: Ký số (USB Token, SIM CA, Cloud CA, HSM), ký bằng hình ảnh, ký bằng chữ ký scan (tùy theo thỏa thuận và quy định pháp luật).
- Quy trình trình ký và phê duyệt: Khả năng tạo luồng ký, phân quyền cho người ký, theo dõi trạng thái hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng: Lưu trữ an toàn, phân loại, tìm kiếm, tra cứu hợp đồng dễ dàng.
- Tích hợp với các phần mềm khác: Kế toán, bán hàng, CRM, ERP, v.v.
- Tính năng bảo mật: Mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, lưu trữ an toàn.
- Thông báo và nhắc nhở: Tự động gửi thông báo về trạng thái hợp đồng, nhắc nhở thời hạn ký.
- Báo cáo và thống kê: Thống kê số lượng hợp đồng đã ký, trạng thái hợp đồng, v.v.
- Hỗ trợ trên nhiều thiết bị: Máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng.
3. Chi phí dịch vụ:
- Các nhà cung cấp có các gói giá khác nhau tùy thuộc vào số lượng hợp đồng, tính năng và thời gian sử dụng. Hãy so sánh các gói và lựa chọn gói phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Lưu ý các chi phí phát sinh khác (nếu có).
4. Tính pháp lý và bảo mật:
- Đảm bảo nhà cung cấp được Bộ Công Thương cấp phép hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.
- Hỏi rõ về các tiêu chuẩn bảo mật mà nhà cung cấp đáp ứng (ví dụ: ISO 27001).
- Hiểu rõ về giá trị pháp lý của các phương thức ký được hỗ trợ.
5. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng:
- Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
6. Giao diện và trải nghiệm người dùng:
- Phần mềm nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp bạn và các bên liên quan thao tác thuận tiện. Yêu cầu dùng thử (demo) là cách tốt để trải nghiệm.
Các bước lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử:
- Xác định rõ nhu cầu của bạn: Số lượng hợp đồng cần ký, loại hợp đồng, các tính năng cần thiết, ngân sách.
- Nghiên cứu và tìm hiểu các nhà cung cấp được cấp phép: Tham khảo thông tin từ Bộ Công Thương, tìm kiếm trên mạng, hỏi ý kiến người quen.
- Yêu cầu tư vấn và dùng thử: Liên hệ với các nhà cung cấp shortlisted để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm phần mềm.
- So sánh các yếu tố (tính năng, chi phí, hỗ trợ, bảo mật,…) giữa các nhà cung cấp.
- Đưa ra quyết định và triển khai.
Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp nhất với nhu cầu của mình tại Long An! Chúc bạn thành công trong việc ứng dụng hợp đồng điện tử vào công việc.
Liên hệ Hola Group để được tư vấn: 0973157932